Grabar una reunión, recibir el acta

Su cuenta, de una vez por todas

Rapporteur no crea ninguna contraseña. Usted introduce su dirección, llega un código de seis cifras a su correo, y queda conectado. La primera conexión de una dirección abre la cuenta: no hay formulario de registro. También puede entrar con Google.

Y permanece conectado. En este dispositivo y en este navegador, la conexión se prolonga por sí misma mientras utilice Rapporteur: no hay nada que volver a introducir antes de cada reunión. Solo tendrá que solicitar un código de nuevo en tres casos — cambia de dispositivo, cambia de navegador, o cierra sesión usted mismo.

Una sola cuenta para todos los dispositivos. Su saldo, su modelo de documento y sus compras son comunes: lo que configura en el ordenador es válido en el teléfono, y pasa de uno a otro sin volver a comprar nada.

• Una reunión de hasta seis horas equivale a un informe de reunión; más allá, uno más por cada tramo iniciado.
• No se le descuenta nada si no puede producirse ningún informe de reunión — una sesión sin voz, un fallo por nuestra parte.
• Su saldo, sus compras y sus reuniones descontadas se consultan en la página Mi cuenta. Los planes están en la página Tarifas.

Qué dispositivo, para qué

Las cinco formas de utilizar Rapporteur dan la misma acta. No captan el sonido de la misma manera, y eso es lo único que debe guiar su elección.

En el navegador — nada que instalar

La forma más rápida de probarlo, y la única que funciona en un equipo que usted no administra: un ordenador de la organización, un portátil prestado, una sala de reuniones.

En un ordenador

• Abra la sala de grabación, indique la dirección a la que enviar el acta y el idioma del documento, luego haga clic en Iniciar.
• Elija la pestaña de la reunión, y marque « Compartir también el audio de la pestaña ».
• Autorice el micrófono: graba sus propias intervenciones.
• Al final, haga clic en Detener. El envío se realiza automáticamente.

Chrome o Edge son necesarios en el ordenador: Firefox y Safari no pueden captar el sonido de una pestaña. Y si la reunión se celebra en la aplicación Teams o Zoom instalada en el equipo, y no en el navegador, ninguna pestaña lleva ese sonido: use la aplicación de Windows.

En un teléfono

El navegador de un teléfono no puede captar el sonido de una pestaña — pero una reunión en línea se puede grabar igualmente: ponga la reunión en altavoz, y el micrófono capta lo que reproduce el teléfono al mismo tiempo que su voz. Rapporteur lo indica además al abrirse: « Modo teléfono: la reunión en altavoz ».

• Una sola pista, la del micrófono: coloque el teléfono entre usted y el altavoz.
• Mantenga la pantalla encendida: en un navegador, la grabación se detiene cuando la pantalla se apaga. Eso es precisamente lo que la aplicación sí sabe hacer.
• En iPhone, si la reunión se celebra en otra aplicación que usa el micrófono, el sistema se lo reserva: en ese caso se necesitan dos dispositivos (ver la sección iPhone).

En la aplicación instalada: tres formas de grabar

Windows, Mac, Android, iPhone: la aplicación pregunta primero dónde se celebra la reunión. Es esa elección, y solo ella, la que determina lo que escucha.

La aplicación pregunta primero dónde se celebra la reunión. Es esa elección, y solo ella, la que determina lo que escucha.

• En sala. La reunión se celebra aquí: coloque el dispositivo en el centro de la mesa, el micrófono capta a todos.
• En línea. Teams, Zoom, Meet, una llamada telefónica. En el ordenador, la aplicación capta el sonido del equipo; en el teléfono, la reunión se celebra en otro dispositivo con altavoz — o, en Android, se abre en el propio Rapporteur.
• Relectura. Ya tiene el audio de una reunión pasada: reprodúzcalo, con el altavoz cerca del dispositivo, y se redacta como una sesión en directo.

En los tres casos, a continuación indica la dirección a la que enviar el documento y el idioma del acta — francés o inglés, independientemente del idioma de la aplicación — y luego toca Iniciar.

La aplicación Windows

La que capta todo el ordenador, y que continúa cuando falla la red. Descarga libre, para todos.

• Descargue Rapporteur-Setup.exe desde la página de Windows, ábralo, deje que la instalación se complete.
• Inicie sesión con su cuenta Rapporteur — la misma que en el sitio.
• Elija En sala, En línea o Relectura, y luego grabe.

• Capta Teams, Zoom o Skype instalados en el equipo, y no solo una pestaña: en modo En línea, no tiene que compartir nada, toma el sonido del equipo y su micrófono.
• Reunión presencial: coloque el ordenador en el centro de la mesa, el micrófono basta.
• Sin conexión: tras una primera apertura en línea, graba sin red. Las reuniones se quedan en el equipo y se envían solas al recuperarse la conexión.
• Iniciar una reunión requiere una suscripción — Basic incluido — o un paquete comprado; los tres informes de reunión ofrecidos también funcionan.

En Mac

La aplicación Mac está en camino: hará lo mismo que la aplicación Windows — los tres modos, el sonido del Mac y el micrófono, el funcionamiento sin conexión. En cuanto se publique, la descarga se mostrará en la página Mac.

Mientras tanto, Rapporteur ya funciona en su Mac, en el navegador: abra la sala de grabación con Chrome o Edge — no con Safari, que no capta el sonido de una pestaña. Para una reunión presencial sin computadora, la aplicación Android graba desde el teléfono.

La aplicación Android

Un solo botón en el centro: presione, coloque el teléfono cerca de las voces, guárdelo. Es la herramienta de las reuniones en sala y del trabajo de campo.

• Toque Descargar en la página Android, o escanee desde una computadora el código QR que aparece allí.
• Abra el archivo Rapporteur.apk. Android pide autorizar esta fuente y luego propone «Instalar de todos modos»: es el caso de cualquier archivo descargado fuera de Google Play. La versión de Google Play, en proceso de validación, se instalará sin preguntas.
• Abra la aplicación e inicie sesión. Haga esta primera apertura conectado a la red.

Una reunión en línea: dos posibilidades

1. Dos dispositivos. La reunión se realiza en otro dispositivo — una computadora, un segundo teléfono — con el altavoz encendido. Coloque el teléfono que tiene Rapporteur al lado, elija En línea, indique la dirección y el idioma, y luego Inicie. El micrófono capta a sus interlocutores y su voz.

2. La reunión dentro de Rapporteur. ¿Solo tiene un teléfono? Abra la reunión dentro de la propia aplicación:

• Elija En línea.
• Pegue el enlace de la reunión (Meet, Teams, Zoom…) en el campo correspondiente y luego toque «Abrir la reunión aquí».
• La reunión se abre en Rapporteur. Indique luego la dirección donde enviar el acta, elija el idioma, y luego toque Iniciar.

Por qué funciona esto: dentro de una misma aplicación, el micrófono sirve a la reunión y a la grabación al mismo tiempo. Una reunión que se realiza en otra aplicación, en cambio, se reserva el micrófono para ella — de ahí el primer método.

Qué más sabe hacer la aplicación

• La pantalla puede apagarse: la grabación continúa durante toda la sesión.
• El corte de red no detiene nada: las reuniones se guardan en el teléfono, varias seguidas si hace falta, y se envían solas en cuanto vuelve la conexión.
• Android 8.0 o más reciente.

En iPhone

La aplicación para iPhone llegará al App Store. Grabará por sí misma, sin pasar por el navegador: la pantalla podrá apagarse sin interrumpir la sesión, y las reuniones se guardarán en el dispositivo cuando falte la red. En cuanto se publique, la descarga y el código QR se mostrarán en la página iPhone. Ofrecerá los tres mismos modos — En sala, En línea, Relectura.

La aplicación graba por sí misma, sin pasar por el navegador: la pantalla puede apagarse sin interrumpir la sesión, y las reuniones se guardan en el dispositivo cuando falta la red. Ofrece tres modos — En sala, En línea, Relectura.

Una reunión en línea, en iPhone

Dos dispositivos, y es el único método seguro: la reunión se realiza en una computadora o un segundo teléfono, con el altavoz encendido; el iPhone que tiene Rapporteur se coloca al lado, en modo En línea. La razón está en el propio iOS: una reunión que se realiza en otra aplicación se reserva el micrófono para ella, el sistema lo impone. Por eso la aplicación no ofrece abrir la reunión en su interior, como sí lo hace la de Android.

Mientras llega la aplicación: un teléfono Android, la aplicación Windows, o el navegador desde una computadora — Mac incluido, en Chrome o Edge.

Durante la reunión

• El nivel se mueve mientras entra sonido. Es la señal que hay que observar si tiene dudas.
• Si no se capta nada durante dos minutos, Rapporteur le alerta — un sonido, un mensaje, y la posibilidad de corregirlo sin salir de la sesión. La alerta vuelve mientras dure el silencio: una reunión grabada en el vacío es el fallo que más cuesta.
• Puede poner en pausa y retomar: el acta solo verá una única sesión.
• Coloque el dispositivo cerca de las voces, no delante de un ventilador ni contra una pared. Para una reunión con altavoz, basta con colocar el dispositivo junto al altavoz.

Después de la reunión

Usted detiene, el audio se envía a nuestros servidores, y el acta llega por correo electrónico en pocos minutos — la duración de la sesión casi no cambia este plazo. El documento se envía a la dirección que usted indicó, y a ningún otro lugar.

• Si no había red en el momento del envío, la reunión espera en el dispositivo y se envía por sí sola en cuanto vuelve la conexión. No tiene que volver a hacer nada.
• Si su saldo está agotado en el momento del envío, la reunión se conserva: usted recarga y luego vuelve a lanzar el envío. Le escribimos para avisarle.
• Si no se ha captado nada, o si el procesamiento falla, se le avisa por correo electrónico y no se le descuenta nada.

Hacer que el documento se parezca al suyo

Es el ajuste que más mejora la calidad de las actas, y no cuesta nada. En la página Personalización, puede:

• Subir un acta anterior, o describir sus costumbres con todas las letras: el asistente extrae reglas de ellas, y todos sus documentos siguientes se ajustan a ellas.
• Aportar su vocabulario — siglas, nombres propios, denominaciones internas — para que se escriban correctamente en lugar de que se adivinen.

El ajuste es válido para todas las plataformas: configurado una vez en el sitio, se aplica a las reuniones grabadas desde el teléfono igual que desde el ordenador.

Si algo no va bien

Sus datos, en tres líneas

• El audio de su reunión se elimina en cuanto se obtiene la transcripción.
• No recibimos ninguna copia de su acta: se envía a usted, y solo a usted.
• Puede eliminar su cuenta usted mismo, desde Mi cuenta. Solo subsisten, archivados, los documentos contables que la ley nos obliga a conservar.

La política de privacidad dice todo lo demás, sin frases huecas.

Una pregunta

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