Enregistrer une réunion, recevoir le compte rendu

Votre compte, une fois pour toutes

Rapporteur ne crée aucun mot de passe. Vous entrez votre adresse, un code à six chiffres arrive dans votre boîte, et vous êtes connecté. La première connexion d'une adresse ouvre le compte : il n'y a pas de formulaire d'inscription. Vous pouvez aussi entrer avec Google.

Et vous restez connecté. Sur cet appareil et dans ce navigateur, la connexion se prolonge d'elle-même tant que vous vous servez de Rapporteur : rien à ressaisir avant chaque réunion. Vous ne redemandez un code que dans trois cas — vous changez d'appareil, vous changez de navigateur, ou vous vous déconnectez vous-même.

Un seul compte pour tous les appareils. Votre solde, votre modèle de document et vos achats sont communs : ce que vous réglez sur l'ordinateur vaut sur le téléphone, et vous passez de l'un à l'autre sans rien racheter.

• Une réunion jusqu'à six heures vaut un compte rendu ; au-delà, un de plus par tranche commencée.
• Rien ne vous est décompté si aucun compte rendu ne peut être produit — une séance sans parole, une panne de notre côté.
• Votre solde, vos achats et vos réunions décomptées se lisent sur la page Mon compte. Les formules sont sur la page Tarifs.

Quel appareil, pour quoi

Les cinq façons d'utiliser Rapporteur donnent le même compte rendu. Elles ne captent pas le son de la même manière, et c'est la seule chose qui doit guider votre choix.

Dans le navigateur — rien à installer

La façon la plus courte d'essayer, et la seule qui fonctionne sur un poste que vous n'administrez pas : un ordinateur de l'organisation, un portable prêté, une salle de réunion.

Sur un ordinateur

• Ouvrez la salle d'enregistrement, indiquez l'adresse où envoyer le compte rendu et la langue du document, puis cliquez sur Démarrer.
• Choisissez l'onglet de la réunion, et cochez « Partager aussi l'audio de l'onglet ».
• Autorisez le microphone : il enregistre vos propres interventions.
• À la fin, cliquez sur Arrêter. L'envoi part tout seul.

Chrome ou Edge sont nécessaires sur ordinateur : Firefox et Safari ne savent pas capter le son d'un onglet. Et si la réunion se tient dans l'application Teams ou Zoom installée sur le poste, et non dans le navigateur, aucun onglet n'en porte le son : prenez l'application Windows.

Sur un téléphone

Le navigateur d'un téléphone ne sait pas capter le son d'un onglet — mais une réunion en ligne y reste enregistrable : mettez la réunion sur haut-parleur, et le microphone capte ce que le téléphone joue en même temps que votre voix. Rapporteur le dit d'ailleurs lui-même à l'ouverture : « Mode téléphone : la réunion sur haut-parleur ».

• Une seule piste, celle du microphone : posez le téléphone entre vous et le haut-parleur.
• Gardez l'écran allumé : dans un navigateur, l'enregistrement s'arrête quand l'écran s'éteint. C'est précisément ce que l'application, elle, sait faire.
• Sur iPhone, si la réunion se tient dans une autre application qui utilise le microphone, le système le lui réserve : il faut alors deux appareils (voir la section iPhone).

Dans l'application installée : trois façons d'enregistrer

Windows, Mac, Android, iPhone : l'application vous demande d'abord où se tient la réunion. C'est ce choix, et lui seul, qui détermine ce qu'elle écoute.

• En salle. La réunion se tient ici : posez l'appareil au centre de la table, le microphone capte tout le monde.
• En ligne. Teams, Zoom, Meet, un appel téléphonique. Sur l'ordinateur, l'application capte le son du poste ; sur le téléphone, la réunion se tient sur un autre appareil à haut-parleur — ou, sur Android, s'ouvre dans Rapporteur lui-même.
• Relecture. Vous avez déjà l'audio d'une réunion passée : rejouez-le, haut-parleur près de l'appareil, et il est rédigé comme une séance en direct.

Dans les trois cas, vous indiquez ensuite l'adresse où envoyer le document et la langue du compte rendu — français ou anglais, indépendamment de la langue de l'application — puis vous touchez Démarrer.

L'application Windows

Celle qui capte tout l'ordinateur, et qui continue quand le réseau s'en va. Téléchargement libre, pour tous.

• Téléchargez Rapporteur-Setup.exe depuis la page Windows, ouvrez-le, laissez l'installation se faire.
• Connectez-vous avec votre compte Rapporteur — le même que sur le site.
• Choisissez En salle, En ligne ou Relecture, puis enregistrez.

• Elle capte Teams, Zoom ou Skype installés sur le poste, et pas seulement un onglet : en mode En ligne, vous n'avez rien à partager, elle prend le son du poste et votre microphone.
• Réunion en présentiel : posez l'ordinateur au centre de la table, le microphone suffit.
• Hors connexion : après une première ouverture en ligne, elle enregistre sans réseau. Les réunions restent sur le poste et partent d'elles-mêmes au retour de la connexion.
• Lancer une réunion demande un abonnement — Basic compris — ou un lot acheté ; les trois comptes rendus offerts fonctionnent aussi.

Sur Mac

L'application Mac arrive : elle fera ce que fait l'application Windows — les trois modes, le son du Mac et le microphone, le fonctionnement hors connexion. Dès sa publication, le téléchargement s'affichera sur la page Mac.

En attendant, Rapporteur fonctionne déjà sur votre Mac, dans le navigateur : ouvrez la salle d'enregistrement avec Chrome ou Edge — pas avec Safari, qui ne capte pas le son d'un onglet. Pour une réunion en présentiel sans ordinateur, l'application Android enregistre depuis le téléphone.

L'application Android

Un seul bouton au centre : appuyez, posez le téléphone près des voix, rangez-le. C'est l'outil des réunions en salle et du terrain.

• Touchez Télécharger sur la page Android, ou scannez le code QR qui y figure depuis un ordinateur.
• Ouvrez le fichier Rapporteur.apk. Android demande d'autoriser cette source, puis propose « Installer quand même » : c'est le cas de tout fichier téléchargé hors de Google Play. La version Google Play, en cours de validation, s'installera sans question.
• Ouvrez l'application et connectez-vous. Faites cette première ouverture connecté au réseau.

Une réunion en ligne : deux possibilités

1. Deux appareils. La réunion se tient sur un autre appareil — un ordinateur, un second téléphone — haut-parleur allumé. Posez le téléphone qui porte Rapporteur à côté de lui, choisissez En ligne, indiquez l'adresse et la langue, puis Démarrez. Le microphone capte vos correspondants et votre voix.

2. La réunion dans Rapporteur. Vous n'avez qu'un téléphone ? Ouvrez la réunion dans l'application elle-même :

• Choisissez En ligne.
• Collez le lien de la réunion (Meet, Teams, Zoom…) dans le champ prévu, puis touchez « Ouvrir la réunion ici ».
• La réunion s'ouvre dans Rapporteur. Indiquez ensuite l'adresse où envoyer le compte rendu, choisissez la langue, puis touchez Démarrer.

Pourquoi cela marche : à l'intérieur d'une même application, le microphone sert à la réunion et à l'enregistrement en même temps. Une réunion tenue dans une autre application, elle, garde le microphone pour elle — d'où la première méthode.

Ce que l'application sait faire de plus

• L'écran peut s'éteindre : l'enregistrement continue toute la séance.
• Le réseau coupé n'arrête rien : les réunions sont gardées sur le téléphone, plusieurs d'affilée s'il le faut, et partent toutes seules quand la connexion revient.
• Android 8.0 ou plus récent.

Sur iPhone

L'application iPhone arrive sur l'App Store. Elle enregistrera par elle-même, sans passer par le navigateur : l'écran pourra s'éteindre sans interrompre la séance, et les réunions seront gardées sur l'appareil quand le réseau manque. Dès sa publication, le téléchargement et le code QR s'afficheront sur la page iPhone. Elle proposera les trois mêmes modes — En salle, En ligne, Relecture.

Une réunion en ligne, sur iPhone

Deux appareils, et c'est la seule méthode sûre : la réunion se tient sur un ordinateur ou un second téléphone, haut-parleur allumé ; l'iPhone qui porte Rapporteur est posé à côté, en mode En ligne. La raison est dans iOS lui-même : une réunion tenue dans une autre application garde le microphone pour elle, le système l'impose. L'application ne propose donc pas d'ouvrir la réunion en son sein, comme le fait celle d'Android.

En attendant l'application : un téléphone Android, l'application Windows, ou le navigateur depuis un ordinateur — Mac compris, dans Chrome ou Edge.

Pendant la réunion

• Le niveau bouge tant que du son entre. C'est le signe à regarder si vous doutez.
• Si rien n'est capté pendant deux minutes, Rapporteur vous alerte — un son, un message, et de quoi corriger sans quitter la séance. L'alerte revient tant que le silence dure : une réunion enregistrée dans le vide est la panne qui coûte le plus cher.
• Vous pouvez mettre en pause et reprendre : le compte rendu ne verra qu'une seule séance.
• Placez l'appareil près des voix, pas devant un ventilateur ni contre un mur. Pour une réunion sur haut-parleur, l'appareil posé à côté du haut-parleur suffit.

Après la réunion

Vous arrêtez, l'audio part vers nos serveurs, et le compte rendu arrive par courriel en quelques minutes — la durée de la séance ne change presque rien à ce délai. Le document part vers l'adresse que vous avez indiquée, et nulle part ailleurs.

• Si le réseau manquait au moment de l'envoi, la réunion attend sur l'appareil et part d'elle-même au retour de la connexion. Vous n'avez rien à refaire.
• Si votre solde est épuisé au moment de l'envoi, la réunion est gardée : vous rechargez, puis vous relancez l'envoi. Nous vous écrivons pour vous le dire.
• Si rien n'a été capté, ou si le traitement échoue, vous êtes prévenu par courriel et rien ne vous est décompté.

Faire ressembler le document au vôtre

C'est le réglage qui améliore le plus la qualité des comptes rendus, et il ne coûte rien. Sur la page Personnalisation, vous pouvez :

• Déposer un ancien procès-verbal, ou décrire vos habitudes en toutes lettres : l'assistant en tire des règles, et tous vos documents suivants s'y conforment.
• Donner votre vocabulaire — sigles, noms propres, intitulés maison — pour qu'ils soient écrits correctement au lieu d'être devinés.

Le réglage vaut pour toutes les plateformes : posé une fois sur le site, il s'applique aux réunions enregistrées depuis le téléphone comme depuis l'ordinateur.

Si quelque chose ne va pas

Vos données, en trois lignes

• L'audio de votre réunion est effacé dès que la transcription est obtenue.
• Nous ne recevons aucune copie de votre compte rendu : il part vers vous, et vers vous seul.
• Vous pouvez supprimer votre compte vous-même, depuis Mon compte. Seules les pièces comptables que la loi nous impose de conserver subsistent, archivées.

La politique de confidentialité dit tout le reste, sans formule creuse.

Une question

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