Gravar uma reunião, receber a ata

A sua conta, de uma vez por todas

O Rapporteur não cria nenhuma palavra-passe. Insere o seu endereço, chega à sua caixa de entrada um código de seis dígitos, e fica com a sessão iniciada. A primeira ligação de um endereço abre a conta: não há formulário de registo. Também pode iniciar sessão com o Google.

E mantém-se com a sessão iniciada. Neste aparelho e neste navegador, a sessão prolonga-se por si só enquanto utilizar o Rapporteur: nada a reintroduzir antes de cada reunião. Só volta a pedir-lhe um código em três casos — muda de aparelho, muda de navegador, ou termina a sessão você mesmo.

Uma única conta para todos os aparelhos. O seu saldo, o seu modelo de documento e as suas compras são comuns: o que configura no computador vale no telemóvel, e passa de um para o outro sem ter de comprar nada de novo.

• Uma reunião até seis horas equivale a um relatório de reunião; além disso, mais um por cada período iniciado.
• Nada lhe é descontado se não for possível produzir nenhum relatório de reunião — uma sessão sem qualquer palavra, uma falha do nosso lado.
• O seu saldo, as suas compras e as suas reuniões descontadas podem ser consultados na página A minha conta. Os planos estão na página Preços.

Que aparelho, para quê

As cinco formas de utilizar o Rapporteur produzem a mesma ata. Não captam o som da mesma maneira, e é essa a única coisa que deve orientar a sua escolha.

No navegador — nada a instalar

A forma mais rápida de experimentar, e a única que funciona num posto de trabalho que não administra: um computador da organização, um portátil emprestado, uma sala de reunião.

Num computador

• Abra a sala de gravação, indique o endereço para onde enviar a ata e o idioma do documento, e depois clique em Iniciar.
• Escolha o separador da reunião e assinale « Partilhar também o áudio do separador ».
• Autorize o microfone: grava as suas próprias intervenções.
• No final, clique em Parar. O envio é feito automaticamente.

Chrome ou Edge são necessários no computador: o Firefox e o Safari não conseguem captar o som de um separador. E se a reunião decorrer na aplicação Teams ou Zoom instalada no posto, e não no navegador, nenhum separador transporta o som: utilize a aplicação Windows.

Num telemóvel

O navegador de um telemóvel não consegue captar o som de um separador — mas uma reunião em linha continua a poder ser gravada: coloque a reunião em altifalante, e o microfone capta o que o telemóvel reproduz ao mesmo tempo que a sua voz. O Rapporteur, aliás, di-lo ele próprio na abertura: « Modo telemóvel: a reunião em altifalante ».

• Uma única pista, a do microfone: coloque o telemóvel entre si e o altifalante.
• Mantenha o ecrã ligado: num navegador, a gravação para quando o ecrã se desliga. É precisamente isso que a aplicação sabe fazer.
• No iPhone, se a reunião decorrer noutra aplicação que utiliza o microfone, o sistema reserva-o para essa aplicação: são então necessários dois aparelhos (ver a secção iPhone).

Na aplicação instalada: três formas de gravar

Windows, Mac, Android, iPhone: a aplicação pergunta primeiro onde decorre a reunião. É essa escolha, e só ela, que determina o que a aplicação escuta.

A aplicação pergunta primeiro onde decorre a reunião. É essa escolha, e só ela, que determina o que a aplicação escuta.

• Em sala. A reunião decorre aqui: coloque o aparelho no centro da mesa, o microfone capta todos.
• Em linha. Teams, Zoom, Meet, uma chamada telefónica. No computador, a aplicação capta o som do posto; no telemóvel, a reunião decorre noutro aparelho em altifalante — ou, no Android, abre no próprio Rapporteur.
• Reprodução. Já tem o áudio de uma reunião passada: reproduza-o, com o altifalante próximo do aparelho, e ele é redigido como uma sessão em direto.

Nos três casos, indica depois o endereço para onde enviar o documento e o idioma da ata — francês ou inglês, independentemente do idioma da aplicação — e depois toca em Iniciar.

A aplicação Windows

A que capta todo o computador, e que continua quando a rede falha. Transferência livre, para todos.

• Transfira o Rapporteur-Setup.exe a partir da página Windows, abra-o, deixe a instalação decorrer.
• Inicie sessão com a sua conta Rapporteur — a mesma do site.
• Escolha Em sala, Em linha ou Reprodução, e depois grave.

• Capta o Teams, o Zoom ou o Skype instalados no posto, e não apenas um separador: no modo Em linha, não tem nada a partilhar, a aplicação capta o som do posto e o seu microfone.
• Reunião presencial: coloque o computador no centro da mesa, o microfone é suficiente.
• Sem ligação: após uma primeira abertura em linha, grava sem rede. As reuniões ficam guardadas no posto e são enviadas automaticamente quando a ligação regressa.
• Iniciar uma reunião requer uma subscrição — incluindo a Basic — ou um pacote adquirido; os três relatórios de reunião oferecidos também funcionam.

No Mac

A aplicação Mac está a chegar: fará o mesmo que a aplicação Windows — os três modos, o som do Mac e o microfone, o funcionamento offline. Assim que for publicada, o download aparecerá na página Mac.

Entretanto, o Rapporteur já funciona no seu Mac, no navegador: abra a sala de gravação com o Chrome ou o Edge — não com o Safari, que não capta o som de um separador. Para uma reunião presencial sem computador, a aplicação Android grava a partir do telemóvel.

A aplicação Android

Um único botão ao centro: toque, coloque o telemóvel perto das vozes, guarde-o. É a ferramenta das reuniões em sala e no terreno.

• Toque em Transferir na página Android, ou digitalize o código QR aí presente a partir de um computador.
• Abra o ficheiro Rapporteur.apk. O Android pede para autorizar esta origem e depois propõe « Instalar mesmo assim »: é o caso de qualquer ficheiro transferido fora da Google Play. A versão da Google Play, em validação, instalar-se-á sem perguntas.
• Abra a aplicação e inicie sessão. Faça esta primeira abertura ligado à rede.

Uma reunião online: duas possibilidades

1. Dois aparelhos. A reunião decorre noutro aparelho — um computador, um segundo telemóvel — com o altifalante ligado. Coloque o telemóvel com o Rapporteur ao lado dele, escolha Online, indique o endereço e o idioma, depois Iniciar. O microfone capta os seus interlocutores e a sua voz.

2. A reunião no Rapporteur. Só tem um telemóvel? Abra a reunião na própria aplicação:

• Escolha Online.
• Cole o link da reunião (Meet, Teams, Zoom…) no campo previsto e depois toque em « Abrir a reunião aqui ».
• A reunião abre no Rapporteur. Indique depois o endereço para onde enviar a ata, escolha o idioma, e depois toque em Iniciar.

Porque é que isto funciona: dentro de uma mesma aplicação, o microfone serve à reunião e à gravação ao mesmo tempo. Já uma reunião realizada noutra aplicação reserva o microfone só para si — daí o primeiro método.

O que mais a aplicação sabe fazer

• O ecrã pode apagar-se: a gravação continua durante toda a sessão.
• A rede em falha não interrompe nada: as reuniões ficam guardadas no telemóvel, várias seguidas se for preciso, e são enviadas sozinhas quando a ligação volta.
• Android 8.0 ou mais recente.

No iPhone

A aplicação iPhone está a chegar à App Store. Gravará por si só, sem passar pelo navegador: o ecrã poderá apagar-se sem interromper a sessão, e as reuniões ficarão guardadas no aparelho quando a rede faltar. Assim que for publicada, o download e o código QR aparecerão na página iPhone. Proporá os três mesmos modos — Em sala, Online, Revisão.

A aplicação grava por si só, sem passar pelo navegador: o ecrã pode apagar-se sem interromper a sessão, e as reuniões ficam guardadas no aparelho quando a rede falta. Propõe três modos — Em sala, Online, Revisão.

Uma reunião online, no iPhone

Dois aparelhos, e é o único método seguro: a reunião decorre num computador ou num segundo telemóvel, com o altifalante ligado; o iPhone com o Rapporteur fica ao lado, em modo Online. A razão está no próprio iOS: uma reunião realizada noutra aplicação reserva o microfone só para si, o sistema impõe-no. A aplicação não propõe, por isso, abrir a reunião no seu interior, como faz a do Android.

Enquanto espera pela aplicação: um telemóvel Android, a aplicação Windows, ou o navegador a partir de um computador — incluindo Mac, no Chrome ou no Edge.

Durante a reunião

• O nível mexe-se enquanto entra som. É o sinal a observar se tiver dúvidas.
• Se nada for captado durante dois minutos, o Rapporteur avisa-o — um som, uma mensagem, e o necessário para corrigir sem sair da sessão. O aviso repete-se enquanto o silêncio durar: uma reunião gravada no vazio é a falha que mais cara sai.
• Pode colocar em pausa e retomar: a ata só verá uma única sessão.
• Coloque o aparelho perto das vozes, não em frente a uma ventoinha nem encostado a uma parede. Para uma reunião em altifalante, basta colocar o aparelho ao lado do altifalante.

Depois da reunião

Termina a gravação, o áudio segue para os nossos servidores e a ata chega por e-mail em poucos minutos — a duração da sessão quase não altera este prazo. O documento segue para o endereço que indicou, e para mais lado nenhum.

• Se a rede estiver em falta no momento do envio, a reunião fica em espera no aparelho e é enviada automaticamente assim que a ligação for restabelecida. Não tem nada a refazer.
• Se o seu saldo estiver esgotado no momento do envio, a reunião fica guardada: recarrega, depois relança o envio. Nós escrevemos-lhe a informá-lo.
• Se nada tiver sido captado, ou se o processamento falhar, é avisado por e-mail e não lhe é descontado nada.

Fazer com que o documento se pareça com o seu

É a definição que mais melhora a qualidade das atas, e não custa nada. Na página Personalização, pode:

• Enviar uma ata antiga, ou descrever os seus hábitos por extenso: o assistente extrai regras a partir daí, e todos os seus documentos seguintes seguem-nas.
• Fornecer o seu vocabulário — siglas, nomes próprios, designações internas — para que sejam escritos corretamente em vez de adivinhados.

A definição vale para todas as plataformas: configurada uma vez no site, aplica-se às reuniões gravadas a partir do telemóvel como do computador.

Se alguma coisa correr mal

Os seus dados, em três linhas

• O áudio da sua reunião é apagado assim que a transcrição é obtida.
• Não recebemos nenhuma cópia da sua ata: ela segue para si, e só para si.
• Pode eliminar a sua conta você mesmo, a partir de A minha conta. Subsistem apenas, arquivados, os documentos contabilísticos que a lei nos obriga a conservar.

A política de privacidade diz tudo o resto, sem fórmulas vazias.

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